Fokuser på deltakerne dersom du ønsker å lage en god konferanse.
Å planlegge en konferanse som virkelig treffer deltakerne, handler om å forstå deres behov og ønsker. I stedet for å anta hva de ønsker seg, er det langt mer effektivt å spørre dem direkte. Hva ser de etter i programmet? Hvordan foretrekker de at arrangementet skal foregå? Hva vil de spise, og hvordan vil de mingle med andre? Ved å ha svar på disse spørsmålene, kan du skape en konferanseopplevelse som ikke bare møter, men også overgår deltakernes forventninger.
En av de viktigste faktorene for en vellykket konferanse er kommunikasjon – og dette begynner langt før konferansedagen. Det første du bør gjøre er å sende ut detaljerte informasjonsmailer til deltakerne. Dette gir dem en oversikt over hva de kan forvente, og inkluderer viktig informasjon som tid og sted, agenda, talere, og spesielle aktiviteter. Det er også smart å tilpasse kommunikasjonen basert på billetttype eller deltakerens interesser. På denne måten kan du skreddersy informasjonen og gjøre opplevelsen enda mer personlig.
Men det stopper ikke med informasjonen. For at deltakerne skal føle seg ivaretatt, er det viktig at hele konferansen er godt strukturert. En god planlegging av programmet er avgjørende. Sørg for å ha en god balanse mellom faglig innhold og pauser, slik at deltakerne får tid til å reflektere, nettverke og kanskje hente seg inn igjen før neste sesjon. En konferanse er ikke bare et sted for faglige diskusjoner – det er også en utmerket mulighet for deltakerne til å bygge relasjoner og utveksle ideer. Sørg derfor for at det finnes rikelig med tid og rom for mingling. Dette kan være i form av uformelle pauser, lunsjer, eller til og med et etter-arrangement for de som ønsker å fortsette samtalene etter konferansen.
Husk at deltakerne kommer til konferansen med ulike forventninger – noen er ute etter faglig påfyll, andre ser etter nettverksmuligheter, mens noen rett og slett ønsker å utveksle erfaringer med sine kollegaer. Ved å forstå disse behovene kan du lage et arrangement som appellerer til alle, og dermed øke engasjementet og deltakelsen.
Med god kommunikasjon, et tilpasset program, og en helhetlig tilnærming som setter deltakerne i fokus, er du godt på vei til å arrangere en konferanse som både deltakerne og du som arrangør vil være stolte av.
